Als zzp’er moet je je kennis blijven ontwikkelen. Je vak verandert, klanten verwachten kwaliteit en soms heb je nieuwe vaardigheden nodig om je werk goed te doen. Met een duidelijke urenregistratie zzp kun je scholingsuren overzichtelijk vastleggen en beter onderbouwen waarom ze zakelijk zijn.
Scholing kan veel vormen hebben. Denk aan een cursus, training, webinar, workshop, vakliteratuur, congres of online programma. Toch telt niet elke vorm van leren automatisch als zakelijke tijd. Het belangrijkste is dat de scholing relevant is voor je onderneming en aansluit bij je werkzaamheden.
Wat zijn scholingsuren?
Scholingsuren zijn uren die je besteedt aan het verbeteren, onderhouden of verdiepen van kennis en vaardigheden die je nodig hebt voor je onderneming.
Voorbeelden zijn:
- een vakgerichte cursus volgen;
- deelnemen aan een webinar;
- een workshop bijwonen;
- vakliteratuur lezen;
- certificering voorbereiden;
- online training volgen;
- een congres bezoeken;
- praktijkopdrachten maken;
- cursusmateriaal bestuderen;
- examen of toets voorbereiden;
- terugkijken van een zakelijke masterclass;
- nieuwe software leren gebruiken voor je werk.
Deze uren zijn vaak niet direct declarabel, maar kunnen wel belangrijk zijn voor je bedrijf.
Wanneer zijn scholingsuren zakelijk?
Scholingsuren zijn sterker zakelijk wanneer de scholing aansluit bij je huidige onderneming. Een freelance marketeer die een SEO-training volgt, heeft een duidelijke zakelijke link. Een tekstschrijver die een cursus zakelijke communicatie volgt ook. Een webdesigner die nieuwe software leert gebruiken voor klantprojecten eveneens.
De link wordt zwakker als de scholing vooral privé is of gericht is op een compleet andere richting die nog niets met je onderneming te maken heeft.
Stel jezelf daarom drie vragen:
- Past deze scholing bij mijn huidige diensten?
- Gebruik ik deze kennis voor klanten of mijn bedrijfsvoering?
- Kan ik uitleggen waarom deze tijd zakelijk was?
Als je deze vragen duidelijk kunt beantwoorden, is je registratie sterker.
Scholing als indirecte tijd
Scholing is meestal indirecte tijd. Je werkt niet direct aan een klantopdracht, maar je investeert in je kennis en kwaliteit. Daarom past scholing goed bij indirecte uren zzp.
Scholing kan ook vallen onder niet declarabele uren zzp, omdat je de tijd meestal niet apart aan een klant factureert. Toch is de tijd niet minder waardevol. Betere kennis kan leiden tot betere dienstverlening, hogere tarieven en meer vertrouwen bij klanten.
Voorbeelden van scholingsuren
Scholingsuren kunnen breed zijn, maar ze moeten wel zakelijk relevant blijven.
Goede voorbeelden:
- een fotograaf volgt een cursus belichting;
- een boekhouder volgt een webinar over fiscale wijzigingen;
- een coach volgt een training gespreksvaardigheden;
- een webdeveloper leert een nieuw framework;
- een marketeer volgt een cursus analytics;
- een tekstschrijver leest vakliteratuur over SEO-copywriting;
- een consultant bezoekt een branchecongres;
- een VA leert werken met nieuwe planningsoftware.
Minder sterke voorbeelden:
- een hobbycursus zonder zakelijke toepassing;
- een algemene interesseopleiding zonder bedrijfslink;
- privélezen zonder relatie met je diensten;
- een opleiding voor een compleet nieuw beroep zonder actieve onderneming in dat vakgebied.
Hoe registreer je scholingsuren?
Maak in je urenregistratie een aparte categorie “scholing” of “opleiding”. Noteer kort wat je hebt gedaan en waarom het relevant is.
Een goede registratie bevat:
- datum;
- aantal uren;
- naam van cursus of training;
- aanbieder;
- onderwerp;
- zakelijke relevantie;
- bewijs of document;
- eventueel certificaat.
Voorbeeld:
“15 april — 2 uur — scholing — webinar SEO voor dienstverleners gevolgd, relevant voor klantprojecten.”
Of:
“21 april — 1,5 uur — scholing — vakliteratuur over btw-regels gelezen voor betere administratie.”
Korte en concrete omschrijvingen zijn meestal voldoende.
Bewijs van scholing bewaren
Bewaar bewijsstukken van scholing. Dat maakt je urenregistratie sterker en helpt ook voor je eigen administratie.
Denk aan:
- factuur van de cursus;
- inschrijfbevestiging;
- certificaat;
- programma of agenda;
- e-mailbevestiging;
- cursusmateriaal;
- screenshots van online leeromgeving;
- notities;
- bewijs van deelname;
- agenda-afspraak.
Je hoeft niet alles uitgebreid te bewaren, maar zorg dat je later kunt uitleggen wat je hebt gevolgd en waarom.
Scholing en het urencriterium
Scholingsuren kunnen relevant zijn voor je totale ondernemerstijd als ze zakelijk zijn. Ze laten zien dat je tijd besteedt aan het verbeteren van je dienstverlening of bedrijfsvoering.
Wil je je jaartotaal goed monitoren, bekijk dan urencriterium bijhouden en 1225 uur bijhouden.
Let wel op dat scholing realistisch moet passen binnen je onderneming. Een groot aantal scholingsuren zonder duidelijke relatie met omzet, klanten of diensten kan vragen oproepen. Zorg dus voor een duidelijke omschrijving.
Scholing voor bestaande diensten
Scholing voor bestaande diensten is meestal het makkelijkst uit te leggen. Je volgt dan training om je huidige werk beter uit te voeren.
Voorbeelden:
- een designer leert nieuwe ontwerptools;
- een copywriter volgt een cursus conversieteksten;
- een trainer leert nieuwe werkvormen;
- een jurist volgt een vakinhoudelijke update;
- een fotograaf leert nabewerking;
- een consultant verdiept zich in projectmanagement.
Deze scholing sluit direct aan bij je aanbod. Noteer dat ook in je urenregistratie.
Scholing voor nieuwe diensten
Soms volg je scholing om een nieuwe dienst te ontwikkelen. Dat kan zakelijk zijn, maar vraagt vaak om een betere onderbouwing. Laat zien hoe de scholing past bij je plannen.
Bijvoorbeeld:
- je werkt aan een nieuwe dienst;
- je test de dienst bij bestaande klanten;
- je past je website aan;
- je maakt een nieuw aanbod;
- je volgt scholing die direct nodig is voor deze uitbreiding.
In dat geval kun je scholingsuren combineren met website uren zzp als je daarna je nieuwe aanbod online zet.
Scholing, acquisitie en marketing
Scholing kan ook invloed hebben op je acquisitie. Als je een nieuwe vaardigheid leert, kun je die gebruiken in je aanbod, portfolio of verkoopgesprekken. Toch moet je scholing en acquisitie apart registreren.
Een webinar volgen is scholing. Daarna potentiële klanten benaderen met je nieuwe dienst is acquisitie. Meer daarover vind je bij acquisitie uren zzp.
Door activiteiten apart te registreren, blijft je administratie duidelijk.
Betaalde en gratis scholing
Scholing hoeft niet betaald te zijn om zakelijk relevant te zijn. Ook gratis webinars, vakartikelen en online trainingen kunnen waardevol zijn. Wel is bewijs bij gratis scholing soms lastiger. Bewaar daarom een inschrijfmail, screenshot, link, notities of agenda-item.
Bij betaalde scholing heb je vaak automatisch bewijs via factuur en bevestiging. Noteer alsnog de uren die je eraan besteedt, want de factuur zegt niet altijd hoeveel tijd je hebt geïnvesteerd.
Hoeveel scholingsuren zijn normaal?
Er is geen vast aantal scholingsuren dat voor iedere zzp’er normaal is. Dat hangt af van je vak, branche, ervaring en ondernemingsfase. In snel veranderende vakgebieden kan scholing belangrijker zijn dan in stabielere werkzaamheden.
Wel moet de verhouding logisch blijven. Als je heel veel scholingsuren registreert en weinig klantwerk of omzet hebt, moet je goed kunnen uitleggen waarom dat zakelijk is.
Gebruik daarom duidelijke categorieën en controleer maandelijks je verhouding tussen klantwerk, administratie, acquisitie en scholing.
Veelgemaakte fouten
Veel zzp’ers maken fouten met scholingsuren:
- ze registreren scholing helemaal niet;
- ze bewaren geen bewijs;
- ze noteren alleen “cursus” zonder uitleg;
- ze mengen hobby en zakelijk;
- ze tellen privé-opleiding mee;
- ze registreren leestijd zonder concreet onderwerp;
- ze koppelen scholing niet aan hun onderneming;
- ze vergeten online webinars.
Maak je omschrijving altijd concreet. “Webinar gevolgd over e-mailmarketing voor klantcampagnes” is sterker dan “training”.
Veelgestelde vragen
Tellen scholingsuren mee als zakelijke uren?
Dat kan, als de scholing duidelijk verband houdt met je onderneming, diensten of bedrijfsvoering.
Moet scholing betaald zijn om mee te tellen?
Nee, ook gratis scholing kan zakelijk relevant zijn. Bewaar wel bewijs of notities.
Telt vakliteratuur lezen mee?
Dat kan, als de literatuur relevant is voor je vak of onderneming. Noteer kort wat je hebt gelezen en waarom.
Zijn scholingsuren declarabel?
Meestal niet. Alleen als scholing onderdeel is van een klantopdracht of vooraf is afgesproken, kan dat anders zijn.
Welk bewijs moet ik bewaren?
Bewaar bijvoorbeeld facturen, inschrijvingen, certificaten, cursusprogramma’s, agenda-items en notities.
Conclusie
Scholingsuren kunnen waardevol zijn voor zzp’ers. Ze helpen je om je kennis bij te houden, je diensten te verbeteren en professioneel te blijven. Wel is het belangrijk dat de scholing duidelijk zakelijk relevant is.
Registreer scholingsuren apart, gebruik concrete omschrijvingen en bewaar bewijs. Zo wordt zichtbaar hoe je investeert in je onderneming en kun je je totale uren beter onderbouwen.
