Excel is voor veel zzp’ers een eenvoudige manier om uren bij te houden. Je hebt geen ingewikkeld systeem nodig om te starten. Met een duidelijke urenregistratie zzp in Excel kun je klanturen, administratie, projecten en niet-declarabele uren overzichtelijk registreren.
Veel zelfstandigen beginnen met losse notities, agenda-afspraken of herinneringen in hun telefoon. Dat werkt misschien tijdelijk, maar wordt al snel onoverzichtelijk. Excel geeft meer structuur. Je kunt kolommen maken, totalen berekenen, filteren op klant en per maand zien hoeveel uren je hebt gewerkt.
Waarom Excel gebruiken voor urenregistratie?
Excel is populair omdat het flexibel is. Je bepaalt zelf welke kolommen je gebruikt en hoe uitgebreid je registratie wordt. Voor veel zzp’ers is dat genoeg.
Voordelen van Excel:
- goedkoop of gratis beschikbaar;
- makkelijk aan te passen;
- overzichtelijk met filters;
- geschikt voor maandtotalen;
- handig voor declarabele uren;
- bruikbaar voor projectoverzichten;
- eenvoudig te exporteren naar PDF;
- geschikt voor back-ups;
- geen afhankelijkheid van één app.
Voor starters is Excel vaak een prima eerste stap voordat ze overstappen naar een urenapp of boekhoudsoftware.
Welke kolommen heb je nodig?
Een goede Excel-urenregistratie begint met duidelijke kolommen. Houd het simpel, maar volledig genoeg om later nog te begrijpen wat je hebt gedaan.
Gebruik bijvoorbeeld:
- datum;
- starttijd;
- eindtijd;
- aantal uren;
- klant;
- project;
- categorie;
- omschrijving;
- declarabel;
- tarief;
- bedrag;
- factuurstatus;
- opmerkingen.
Niet elke kolom is verplicht. Werk je niet op uurbasis, dan kun je tarief en bedrag weglaten. Werk je met meerdere klanten, dan zijn klant en project juist belangrijk.
Basisindeling voor Excel
Een simpele Excel-indeling kan er zo uitzien:
| Datum | Start | Einde | Uren | Klant | Project | Categorie | Omschrijving | Declarabel |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 05-01-2026 | 09:00 | 11:00 | 2,0 | Klant A | Website | Klantwerk | Homepage aangepast | Ja |
| 05-01-2026 | 11:30 | 12:30 | 1,0 | Eigen bedrijf | Admin | Administratie | Facturen verstuurd | Nee |
| 06-01-2026 | 10:00 | 11:30 | 1,5 | Prospect B | Offerte | Offerte | Voorstel geschreven | Nee |
Deze indeling is eenvoudig en werkt voor veel zzp’ers.
Declarabele uren in Excel
Declarabele uren zijn uren die je kunt factureren aan klanten. In Excel kun je deze gemakkelijk filteren door een kolom “Declarabel” te gebruiken met “Ja” of “Nee”.
Als je op uurbasis werkt, voeg dan ook je tarief en bedrag toe.
Voorbeeld:
| Uren | Tarief | Bedrag |
|---|---|---|
| 2,0 | €75 | €150 |
| 3,5 | €75 | €262,50 |
Zo kun je snel zien welke uren nog gefactureerd moeten worden. Lees ook declarabele uren zzp voor meer uitleg.
Niet-declarabele uren in Excel
Niet-declarabele uren zijn zakelijke uren die je meestal niet direct factureert. Denk aan administratie, acquisitie, offertes, websitewerk en scholing. Deze uren zijn belangrijk voor je inzicht.
Maak hiervoor duidelijke categorieën. Bijvoorbeeld:
- administratie;
- acquisitie;
- offerte;
- website;
- scholing;
- reistijd;
- planning;
- marketing.
Deze onderwerpen sluiten goed aan bij niet declarabele uren zzp en indirecte uren zzp.
Formules gebruiken
Excel wordt krachtiger als je simpele formules gebruikt. Je hoeft geen expert te zijn.
Handige formules:
- totaal aantal uren per maand;
- totaal declarabele uren;
- totaal niet-declarabele uren;
- bedrag per klant;
- uren per project;
- uren per categorie;
- cumulatief jaartotaal.
Voorbeeldformule voor uren:
“`excel
=Eindtijd-Starttijd
