Declarabele uren zijn voor veel zzp’ers de basis van hun omzet. Toch is het belangrijk om ze goed te onderscheiden van andere zakelijke uren. Met een duidelijke urenregistratie zzp zie je precies welke uren je kunt factureren en welke uren nodig zijn om je onderneming draaiende te houden.
Als zzp’er verkoop je vaak tijd, kennis of uitvoering. Declarabele uren zijn de uren die je direct aan een klant doorberekent. Denk aan advies, ontwerp, coaching, ontwikkeling, montage, schrijfwerk of projectuitvoering. Maar niet elke zakelijke minuut is declarabel. Daarom is het slim om je urenregistratie goed in te richten.
Wat zijn declarabele uren?
Declarabele uren zijn uren die je volgens afspraak aan je klant factureert. Je werkt dan direct aan een opdracht of dienst waarvoor de klant betaalt.
Voorbeelden:
- een adviesgesprek;
- uitvoerend projectwerk;
- ontwerpwerk;
- tekstschrijven;
- software ontwikkelen;
- coaching;
- fotografie;
- montage;
- klantoverleg binnen opdracht;
- rapportage schrijven;
- voorbereiding die onderdeel is van de opdracht.
Of een uur declarabel is, hangt af van de afspraak met je klant. Sommige zzp’ers factureren alleen uitvoering. Anderen rekenen ook voorbereiding, overleg of reistijd door. Leg dit vooraf duidelijk vast.
Declarabele uren versus niet-declarabele uren
Het verschil tussen declarabele en niet-declarabele uren is belangrijk. Declarabele uren leveren direct omzet op. Niet-declarabele uren zijn wel zakelijk, maar worden meestal niet apart gefactureerd.
Voorbeelden van niet-declarabele uren zijn administratie, acquisitie, offertes, marketing en algemene planning. Lees hierover ook niet declarabele uren zzp en indirecte uren zzp.
Een gezonde onderneming heeft beide soorten uren. Je kunt niet alleen declarabel werken. Je moet ook klanten vinden, facturen maken, je kennis bijhouden en je bedrijf organiseren.
Waarom declarabele uren bijhouden?
Declarabele uren bijhouden helpt je om je omzet beter te begrijpen. Je ziet hoeveel tijd je daadwerkelijk kunt factureren en hoeveel omzet dat oplevert.
Het helpt ook bij:
- correcte facturen maken;
- projectbudgetten bewaken;
- tarieven beoordelen;
- winstgevendheid meten;
- klantafspraken controleren;
- toekomstige offertes verbeteren;
- discussies met klanten voorkomen.
Als je werkt op uurbasis, is een goede registratie extra belangrijk. Maar ook bij vaste projectprijzen zijn declarabele uren nuttig. Ze laten zien of je projectprijs realistisch was.
Declarabele uren bij uurtarief
Werk je met een uurtarief, dan is het logisch dat je declarabele uren direct aan je factuur koppelt. Je registreert bijvoorbeeld 12 uur voor klant A tegen 75 euro per uur. Op de factuur vermeld je dan het aantal uren en eventueel een korte omschrijving.
Zorg dat je registratie aansluit bij je factuur. Als een klant vragen stelt, kun je eenvoudig uitleggen waar de uren vandaan komen.
Gebruik omschrijvingen zoals:
- “adviesgesprek en voorbereiding”;
- “ontwerpconcept uitgewerkt”;
- “websitepagina gebouwd”;
- “rapportage opgesteld”;
- “projectoverleg en actiepunten verwerkt”.
Declarabele uren bij vaste prijs
Ook als je met vaste prijzen werkt, is urenregistratie waardevol. Je factureert dan misschien geen losse uren, maar je wilt wel weten hoeveel tijd een opdracht kostte.
Stel dat je een project verkoopt voor 1.500 euro. Je verwacht 15 uur werk, maar uiteindelijk kost het 28 uur. Dan is je effectieve uurtarief veel lager dan gedacht. Door declarabele uren per project bij te houden, kun je toekomstige offertes verbeteren.
Lees hiervoor ook urenregistratie per project.
Welke werkzaamheden zijn declarabel?
Of een activiteit declarabel is, hangt af van je overeenkomst. Toch zijn er veel werkzaamheden die vaak declarabel zijn:
- uitvoering van de dienst;
- inhoudelijk klantoverleg;
- voorbereiding voor een specifieke opdracht;
- revisies binnen afspraak;
- analyse of onderzoek voor de klant;
- projectmanagement binnen opdracht;
- rapportage;
- oplevering;
- testen;
- nazorg binnen afgesproken scope.
Twijfel je? Maak vooraf duidelijke afspraken. Zet in je offerte wat wel en niet inbegrepen is. Dan voorkom je discussie.
Zijn offertes declarabel?
Meestal zijn offerte-uren niet declarabel, tenzij je dit vooraf afspreekt. Veel zzp’ers zien offertes als acquisitie. Toch kan een uitgebreide betaalde analyse of intake wel declarabel zijn als de klant daarmee akkoord gaat.
Voor algemene offerte-uren kun je een aparte pagina maken: offerte uren zzp.
Een slimme aanpak is om korte offertes gratis te houden, maar uitgebreide strategie, advies of technische analyse betaald aan te bieden.
Is reistijd declarabel?
Reistijd is soms declarabel en soms niet. Dit hangt af van je voorwaarden en afspraken met de klant. Sommige zzp’ers rekenen reistijd volledig door. Anderen gebruiken een reistoeslag of nemen het op in hun projectprijs.
Voor je urenregistratie is het belangrijk om reistijd apart te noteren. Dan kun je later zien hoeveel tijd je kwijt bent aan afspraken op locatie. Meer hierover past bij reistijd urencriterium.
Ook als je reistijd niet factureert, kan het zakelijk relevant zijn voor je totale tijdsbesteding.
Hoe registreer je declarabele uren?
Een goede registratie van declarabele uren bevat minimaal:
- datum;
- klantnaam;
- projectnaam;
- activiteit;
- aantal uren;
- tarief;
- factuurstatus;
- korte omschrijving.
Voorbeeld:
“8 mei — Klant X — website optimalisatie — 3 uur — SEO-aanpassingen en technische controle.”
Zo kun je snel zien welke uren al gefactureerd zijn en welke nog openstaan.
Urenstaat maken voor klanten
Sommige klanten willen een overzicht van gewerkte uren ontvangen. Dan is een urenstaat handig. Een urenstaat bevat meestal datum, activiteit, aantal uren en eventueel opmerkingen.
Een aparte pagina over urenstaat maken zzp is nuttig voor ondernemers die regelmatig uren moeten aanleveren bij klanten.
Maak je urenstaat begrijpelijk. Klanten hoeven niet elk detail te zien, maar ze willen wel weten waar ze voor betalen.
Declarabele uren verhogen
Veel zzp’ers willen meer declarabele uren, omdat die direct omzet opleveren. Toch betekent meer declarabel werken niet altijd harder werken. Soms gaat het om slimmer organiseren.
Tips:
- plan administratie op vaste momenten;
- automatiseer facturen;
- gebruik templates voor offertes;
- beperk onbetaald overleg;
- maak duidelijke scopes;
- bundel kleine vragen;
- werk met projectblokken;
- verhoog je tarief als indirecte tijd hoog is.
Door je declarabele percentage te kennen, kun je gerichter verbeteren.
Declarabel percentage berekenen
Je declarabel percentage laat zien welk deel van je werktijd je kunt factureren. De formule is eenvoudig:
Declarabele uren gedeeld door totale zakelijke uren, keer 100.
Voorbeeld: je werkt 120 uur per maand. Daarvan zijn 75 uur declarabel. Dan is je declarabel percentage 62,5%.
Dit percentage helpt je om je tarief te bepalen. Als je maar 60% van je tijd kunt factureren, moet je uurtarief ook de overige 40% zakelijke tijd dekken.
Veelgemaakte fouten
Veel zzp’ers maken fouten met declarabele uren.
Veelvoorkomende fouten zijn:
- voorbereiding vergeten;
- klantoverleg niet noteren;
- kleine correcties gratis doen;
- geen scope afspreken;
- uren pas achteraf schatten;
- reistijd niet apart zetten;
- vaste prijs niet evalueren;
- factuurstatus niet bijhouden.
Deze fouten kunnen veel geld kosten. Een paar vergeten kwartiertjes per week lijken klein, maar op jaarbasis kan dat flink oplopen.
Veelgestelde vragen
Zijn declarabele uren hetzelfde als gewerkte uren?
Nee. Declarabele uren zijn gewerkte uren die je aan een klant factureert. Je totale gewerkte uren kunnen hoger zijn door administratie, acquisitie en planning.
Moet ik declarabele uren altijd op de factuur zetten?
Als je op uurbasis werkt, meestal wel. Bij vaste prijzen hoeft dat niet altijd, maar intern bijhouden blijft slim.
Kan voorbereiding declarabel zijn?
Ja, als de voorbereiding onderdeel is van de klantopdracht of vooraf is afgesproken.
Is klantoverleg declarabel?
Dat hangt af van je afspraak. Overleg binnen een opdracht is vaak declarabel, maar een vrijblijvend kennismakingsgesprek meestal niet.
Hoe voorkom ik discussie over uren?
Maak vooraf duidelijke afspraken, registreer je uren concreet en stuur eventueel een korte urenstaat mee.
Conclusie
Declarabele uren zijn belangrijk voor je omzet, maar ze zijn slechts één deel van je totale werkweek. Door declarabele uren goed te registreren, zie je welke klanten en projecten winstgevend zijn. Je voorkomt vergeten uren, maakt betere facturen en kunt realistischer offreren.
Zorg dat je declarabele uren duidelijk onderscheidt van indirecte en niet-declarabele uren. Zo krijg je grip op je tijd, je tarieven en je winst als zzp’er.
