Niet-declarabele uren zijn uren die je als zzp’er wel aan je onderneming besteedt, maar meestal niet rechtstreeks aan een klant factureert. Toch zijn deze uren belangrijk voor je bedrijf én voor je overzicht. Met een goede urenregistratie zzp zie je niet alleen hoeveel je factureert, maar ook hoeveel tijd je kwijt bent aan alles rondom je onderneming.
Veel zelfstandigen kijken vooral naar declarabele uren. Dat zijn de uren die direct geld opleveren. Maar ondernemen bestaat uit meer dan klantwerk alleen. Je moet klanten vinden, offertes maken, je administratie bijhouden, je website onderhouden, je kennis bijwerken en je planning organiseren. Al die werkzaamheden kosten tijd. Als je die tijd niet registreert, krijg je een verkeerd beeld van je echte werkweek.
Wat zijn niet-declarabele uren?
Niet-declarabele uren zijn zakelijke uren die je niet apart aan een klant doorberekent. Ze horen wel bij je onderneming, maar staan meestal niet direct op een factuur. Denk aan administratie, acquisitie, marketing, offertes, scholing en algemene voorbereiding.
Voorbeelden van niet-declarabele uren zijn:
- boekhouding bijwerken;
- facturen maken;
- offertes schrijven;
- kennismakingsgesprekken;
- nieuwe klanten zoeken;
- je website aanpassen;
- social media plannen;
- vakliteratuur lezen;
- een cursus volgen;
- je planning maken;
- klantmails beantwoorden buiten een opdracht;
- interne processen verbeteren.
Deze uren leveren misschien niet meteen omzet op, maar ze zijn wel nodig om je onderneming draaiende te houden.
Niet-declarabele uren versus declarabele uren
Het verschil tussen declarabele en niet-declarabele uren is eenvoudig. Declarabele uren factureer je aan een klant. Niet-declarabele uren factureer je meestal niet direct, maar ze zijn wel zakelijk.
Werk je bijvoorbeeld drie uur aan een website voor een klant, dan zijn dat vaak declarabele uren. Werk je daarna één uur aan je eigen administratie, dan is dat niet-declarabele tijd. Wil je het verschil dieper uitleggen, verwijs dan naar declarabele uren zzp.
Het is slim om beide soorten uren apart bij te houden. Zo zie je hoeveel tijd je echt kunt factureren en hoeveel tijd nodig is om je bedrijf te ondersteunen.
Waarom zijn niet-declarabele uren belangrijk?
Niet-declarabele uren zijn belangrijk omdat ze je echte kostprijs beïnvloeden. Veel zzp’ers bepalen hun tarief op basis van het aantal uren dat ze voor klanten werken. Maar als je elke week ook tien uur kwijt bent aan administratie, acquisitie en planning, moet je tarief die tijd ook dragen.
Stel dat je 25 uur per week declarabel werkt en 10 uur per week niet-declarabel. Dan werk je in totaal 35 uur, maar je krijgt maar voor 25 uur direct betaald. Als je dit niet meerekent, lijkt je uurtarief hoger dan het in werkelijkheid is.
Door niet-declarabele uren bij te houden, kun je betere tarieven bepalen, realistischer plannen en sneller zien waar je tijd weglekt.
Welke niet-declarabele uren tellen mee?
Niet-declarabele uren kunnen allerlei vormen hebben. Belangrijk is dat ze een duidelijke zakelijke link hebben. Een uur Netflix kijken telt natuurlijk niet mee. Een uur je portfolio bijwerken of offertes opvolgen kan wel zakelijk zijn.
Veel voorkomende categorieën zijn:
- administratie;
- acquisitie;
- offertes;
- marketing;
- website;
- scholing;
- planning;
- strategie;
- klantrelatiebeheer;
- voorbereiding;
- evaluatie;
- interne organisatie.
Vooral indirecte uren zzp overlappen vaak met niet-declarabele uren. Het zijn uren die niet direct aan één betaalde opdracht hangen, maar wel nodig zijn voor je bedrijf.
Administratie als niet-declarabele tijd
Administratie is een klassiek voorbeeld van niet-declarabele tijd. Denk aan facturen maken, bonnetjes ordenen, je boekhouding controleren, btw-aangifte voorbereiden en klantgegevens bijwerken.
Veel zzp’ers vinden administratie geen echt werk, maar dat is het wel. Zonder administratie kun je geen professioneel bedrijf runnen. Daarom hoort deze tijd in je urenregistratie. Maak hiervoor een aparte pagina over administratie uren zzp.
Gebruik duidelijke omschrijvingen. Schrijf bijvoorbeeld “facturen maart verstuurd” of “bonnen kwartaal 2 verwerkt” in plaats van alleen “admin”.
Offertes en kennismakingsgesprekken
Offertes maken kost vaak meer tijd dan je denkt. Je leest de aanvraag, stelt vragen, denkt na over je aanpak, berekent je prijs en schrijft het voorstel. Niet elke offerte wordt een opdracht, maar de tijd is wel zakelijk.
Daarom is offerte uren zzp een belangrijk cluster. Zeker als je veel maatwerkoffertes maakt, kunnen deze uren flink oplopen.
Kennismakingsgesprekken zijn meestal ook niet-declarabel, tenzij je vooraf afspreekt dat het een betaalde intake is. Toch horen ze bij je commerciële proces. Noteer dus met wie je sprak en wat het doel was.
Acquisitie en marketing
Acquisitie is het actief zoeken naar nieuwe klanten. Denk aan netwerkgesprekken, LinkedIn-berichten, opvolgmails, bellen met prospects of reageren op aanvragen. Deze uren zijn meestal niet-declarabel, maar ze zijn wel essentieel.
Meer uitleg hierover past bij acquisitie uren zzp.
Marketinguren vallen ook vaak in deze categorie. Denk aan social media, nieuwsbrieven, blogartikelen, portfolio-updates en SEO. Werk je aan je eigen website, dan kan website uren zzp een logische vervolgpagina zijn.
Scholing en vakkennis
Scholing kan niet-declarabele tijd zijn als de kennis relevant is voor je onderneming. Denk aan een cursus, webinar, training of vakliteratuur. Je factureert deze tijd meestal niet aan een klant, maar je investeert wel in je bedrijf.
Houd bij welke scholing je volgt, wanneer je dat doet en waarom het relevant is. Bewaar ook bewijs, zoals een inschrijving, factuur of certificaat. Meer hierover kun je uitleggen op scholing uren zzp.
Hoe registreer je niet-declarabele uren?
Gebruik in je urenregistratie een aparte kolom voor “declarabel: ja/nee”. Daarnaast kun je een categorie toevoegen, zoals administratie, acquisitie, marketing of scholing.
Een goede registratie bevat:
- datum;
- aantal uren;
- categorie;
- korte omschrijving;
- klant of project als dat relevant is;
- declarabel of niet-declarabel;
- bewijs of referentie.
Voorbeeld:
“12 april — 1,5 uur — acquisitie — opvolgmails gestuurd naar drie potentiële klanten — niet-declarabel.”
Dit is duidelijker dan alleen “werk”.
Niet-declarabele uren en het urencriterium
Niet-declarabele uren kunnen belangrijk zijn voor je totale ondernemerstijd. Als je alleen declarabele uren telt, lijkt het alsof je minder aan je bedrijf werkt dan werkelijk het geval is. Daarom is het verstandig om alle zakelijke uren goed vast te leggen.
Wil je richting de bekende grens werken, lees dan ook 1225 uur bijhouden en urencriterium bijhouden.
Veelgemaakte fouten
Veel zzp’ers maken dezelfde fouten met niet-declarabele uren. Ze noteren ze niet, ze gebruiken te vage omschrijvingen of ze zetten alles op één hoop. Daardoor wordt het lastig om later te begrijpen waar de tijd aan is besteed.
Andere fouten zijn:
- offerte-uren vergeten;
- acquisitie niet registreren;
- administratie onderschatten;
- websitewerk niet noteren;
- scholing zonder bewijs bewaren;
- uren pas weken later invullen;
- geen onderscheid maken tussen zakelijke en privéactiviteiten.
Registreer liever kort maar consequent. Dat is beter dan uitgebreid willen zijn en daardoor helemaal niets bijhouden.
Veelgestelde vragen
Zijn niet-declarabele uren zakelijke uren?
Ja, niet-declarabele uren kunnen zakelijke uren zijn als ze duidelijk verband houden met je onderneming. Denk aan administratie, acquisitie, offertes en marketing.
Moet ik niet-declarabele uren apart bijhouden?
Dat is sterk aan te raden. Zo zie je hoeveel tijd je kwijt bent buiten klantwerk en kun je betere tarieven bepalen.
Tellen offerte-uren als niet-declarabel?
Meestal wel. Offertes worden vaak niet apart gefactureerd, maar ze horen wel bij je onderneming.
Is scholing niet-declarabele tijd?
Ja, als de scholing relevant is voor je huidige onderneming. Bewaar bewijs van deelname.
Waarom zijn niet-declarabele uren belangrijk voor mijn tarief?
Omdat je tarief niet alleen je klanturen moet dekken, maar ook de tijd die je nodig hebt voor administratie, verkoop, marketing en voorbereiding.
Conclusie
Niet-declarabele uren zijn onmisbaar voor zzp’ers. Ze leveren niet altijd direct omzet op, maar ze zorgen ervoor dat je bedrijf blijft draaien. Door deze uren goed te registreren, krijg je een eerlijk beeld van je werkweek en je echte kostprijs.
Maak onderscheid tussen declarabele en niet-declarabele uren, gebruik duidelijke categorieën en registreer dagelijks. Zo kun je slimmer plannen, betere tarieven bepalen en sterker onderbouwen hoeveel tijd je aan je onderneming besteedt.
