Reistijd kan voor zzp’ers een belangrijk onderdeel zijn van de werkweek. Denk aan klantbezoeken, opdrachten op locatie, netwerkbijeenkomsten of zakelijke cursussen. Met een duidelijke urenregistratie zzp kun je zakelijke reistijd apart vastleggen en beter onderbouwen.
Veel zelfstandigen twijfelen of reistijd meetelt als zakelijke tijd. Het antwoord hangt af van het doel van de reis. Reis je voor je onderneming, bijvoorbeeld naar een klant of projectlocatie, dan kan die tijd relevant zijn. Reis je voor privédoeleinden, dan hoort die tijd niet in je zakelijke urenregistratie.
Wat is zakelijke reistijd?
Zakelijke reistijd is tijd die je besteedt aan reizen voor je onderneming. Het gaat dus om verplaatsingen met een duidelijk zakelijk doel.
Voorbeelden zijn:
- reizen naar een klantafspraak;
- reizen naar een projectlocatie;
- reizen naar een zakelijke training;
- reizen naar een netwerkbijeenkomst;
- reizen naar een leverancier;
- reizen naar een beurs;
- reizen naar een co-workinglocatie voor een zakelijke afspraak;
- reizen tussen twee zakelijke afspraken.
De reis moet logisch passen bij je werkzaamheden. Noteer daarom altijd het doel van de reis.
Telt reistijd mee voor het urencriterium?
Zakelijke reistijd kan relevant zijn voor je totale ondernemerstijd. Als je naar een klant rijdt voor een opdracht, is die reis onderdeel van je zakelijke dag. Het is wel belangrijk dat je de reistijd duidelijk registreert.
Wil je het urencriterium als geheel uitleggen, verwijs dan naar urencriterium bijhouden en 1225 uur bijhouden.
Gebruik bij reistijd altijd concrete omschrijvingen. “Reis naar klant X voor projectoverleg” is beter dan “reistijd”.
Wanneer telt reistijd meestal wel mee?
Reistijd telt meestal mee als er een duidelijke zakelijke reden is. Denk aan een afspraak met een klant, uitvoering op locatie of deelname aan een zakelijke bijeenkomst.
Voorbeelden:
- je rijdt naar een klant voor advies;
- je reist naar een locatie om werk uit te voeren;
- je gaat naar een netwerkbijeenkomst;
- je bezoekt een vakbeurs;
- je volgt een training voor je onderneming;
- je haalt zakelijke materialen op;
- je reist van de ene klant naar de andere.
In deze gevallen is het verstandig om de datum, bestemming, reistijd en reden te noteren.
Wanneer telt reistijd niet mee?
Reistijd telt niet mee als de reis privé is of geen duidelijke zakelijke link heeft. Een privébezoek combineren met een korte zakelijke mail maakt de hele reis niet automatisch zakelijk.
Voorbeelden van reistijd die meestal niet thuishoort in je zakelijke urenregistratie:
- reizen naar familie of vrienden;
- vakantieverkeer;
- boodschappen voor privé;
- woon-werkachtige verplaatsingen zonder zakelijke afspraak;
- omrijden voor privéredenen;
- reizen zonder aantoonbaar ondernemingsdoel.
Twijfel je? Stel jezelf de vraag: zou ik deze reis ook hebben gemaakt als ik geen onderneming had? Als het antwoord ja is, moet je kritisch zijn.
Reistijd en declarabele uren
Reistijd kan zakelijk zijn, maar dat betekent niet automatisch dat je die tijd aan je klant factureert. Dat hangt af van je afspraken.
Sommige zzp’ers rekenen reistijd volledig door. Anderen hanteren een reistoeslag, kilometervergoeding of nemen reistijd op in de projectprijs. Weer anderen factureren reistijd niet, maar registreren die wel als zakelijke tijd.
Maak daarom onderscheid tussen zakelijke reistijd en declarabele reistijd. Meer over het factureren van uren lees je bij declarabele uren zzp.
Reistijd als niet-declarabele tijd
Als je reistijd niet factureert, kan het alsnog zakelijke niet-declarabele tijd zijn. Je bent onderweg voor je onderneming, maar de klant betaalt die tijd niet direct.
Dit is belangrijk voor je tarief. Als je vaak naar klanten reist, maar die reistijd niet doorberekent, gaat je effectieve uurtarief omlaag. Lees hiervoor ook niet declarabele uren zzp.
Voorbeeld: je factureert vier uur werk op locatie, maar reist twee uur heen en terug. Als je reistijd niet meerekent in je prijs, werk je eigenlijk zes uur voor vier betaalde uren.
Hoe registreer je reistijd?
Maak in je urenregistratie een aparte categorie “reistijd”. Zo kun je later makkelijk zien hoeveel tijd je onderweg bent geweest.
Een goede registratie bevat:
- datum;
- vertrekpunt;
- bestemming;
- klant of afspraak;
- reistijd heen;
- reistijd terug;
- doel van de reis;
- declarabel of niet-declarabel;
- eventueel vervoermiddel.
Voorbeeld:
“6 juni — 1,5 uur — reistijd — naar klant X in Utrecht voor projectoverleg — niet-declarabel.”
Of:
“8 juni — 2 uur — reistijd — locatiebezoek klant Y voor installatie — declarabel volgens afspraak.”
Reistijd en agenda
Je agenda kan helpen om reistijd te onderbouwen. Zet afspraken, locaties en reistijdblokken duidelijk in je agenda. Dit maakt je urenregistratie sterker.
Toch is alleen een agenda meestal minder duidelijk dan een aparte urenregistratie. Gebruik je agenda als ondersteuning. Voor meer uitleg kun je verwijzen naar agenda als urenregistratie.
Bewaar daarnaast e-mails, routebevestigingen, afspraken en eventuele projectdocumenten.
Reistijd en kilometers
Reistijd is iets anders dan kilometers. Urenregistratie gaat over tijd. Kilometerregistratie gaat over afstand en kosten. Toch kunnen ze elkaar ondersteunen.
Noteer bij zakelijke ritten bijvoorbeeld:
- datum;
- bestemming;
- doel;
- aantal kilometers;
- reistijd;
- klant of project.
Zo heb je zowel inzicht in tijd als in reiskosten. Dat is handig voor je administratie en voor het bepalen van je prijzen.
Reistijd bij vaste projecten
Werk je regelmatig op locatie, dan kan reistijd een groot deel van je week zijn. Denk aan trainers, monteurs, consultants, fotografen, zorgprofessionals of technische freelancers.
Houd reistijd per project bij. Zo zie je welke klanten veel reistijd kosten. Een klant die goed betaalt maar ver weg zit, kan minder winstgevend zijn dan een klant dichtbij.
Voor dit inzicht is urenregistratie per project een logische interne link.
Reistijd verminderen
Reistijd is niet altijd te vermijden, maar je kunt er wel slimmer mee omgaan.
Tips:
- plan afspraken in dezelfde regio op één dag;
- bundel klantbezoeken;
- gebruik online meetings waar mogelijk;
- reken reistijd mee in je prijs;
- hanteer een minimumtarief voor locatiebezoeken;
- maak duidelijke afspraken over reiskosten;
- werk met vaste locatiedagen;
- vermijd korte afspraken met lange reistijd.
Door reistijd zichtbaar te maken, kun je betere commerciële keuzes maken.
Veelgemaakte fouten
Veel zzp’ers vergeten reistijd te registreren. Daardoor lijkt een opdracht minder tijd te kosten dan werkelijk het geval is.
Andere fouten zijn:
- reistijd en privéritten mengen;
- geen doel van de reis noteren;
- alleen kilometers bijhouden, geen tijd;
- reistijd niet meenemen in offertes;
- geen afspraken maken over doorberekenen;
- reistijd achteraf gokken;
- geen bewijs bewaren.
Maak het jezelf makkelijk door reistijd direct na de afspraak te noteren.
Veelgestelde vragen
Telt reistijd naar een klant mee?
Zakelijke reistijd naar een klant kan relevant zijn als de reis duidelijk verband houdt met je onderneming.
Is reistijd automatisch declarabel?
Nee. Of je reistijd factureert, hangt af van je afspraken met de klant.
Moet ik reistijd apart registreren?
Dat is verstandig. Zo zie je hoeveel tijd je onderweg bent en kun je betere tarieven bepalen.
Is een agenda genoeg voor reistijd?
Een agenda kan ondersteunen, maar een aparte urenregistratie met omschrijving is duidelijker.
Tellen privéreizen mee als ik onderweg zakelijke mails beantwoord?
Meestal niet. De hoofdreden van de reis blijft privé. Houd zakelijke en privéactiviteiten gescheiden.
Conclusie
Reistijd kan een belangrijk onderdeel zijn van je zakelijke uren als zzp’er. Het gaat vooral om het doel van de reis. Reis je voor een klant, opdracht, cursus of zakelijke afspraak, registreer die tijd dan duidelijk.
Maak onderscheid tussen zakelijke reistijd, declarabele reistijd en niet-declarabele reistijd. Noteer datum, bestemming, doel en klant. Zo krijg je beter inzicht in je echte werktijd en kun je je tarieven en planning realistischer maken.
