Veel zzp’ers vragen zich af welke uren ze mogen meetellen voor hun onderneming. Een duidelijke urenregistratie zzp helpt je om zakelijke uren goed te onderscheiden van privé-uren en om je werkzaamheden beter te onderbouwen.
Het grootste misverstand is dat alleen betaalde klanturen meetellen. In werkelijkheid bestaat ondernemen uit veel meer dan facturabele werkzaamheden. Je besteedt ook tijd aan administratie, acquisitie, offertes, reistijd, marketing, scholing en planning. Deze uren leveren misschien niet direct omzet op, maar kunnen wel nodig zijn voor je bedrijf.
Het verschil tussen klanturen en ondernemersuren
Klanturen zijn uren die je rechtstreeks besteedt aan opdrachten voor klanten. Denk aan advies geven, ontwerpen, schrijven, bouwen, coachen, fotograferen of installeren. Deze uren zijn meestal makkelijk te herkennen, omdat ze vaak op een factuur staan.
Ondernemersuren zijn breder. Dit zijn uren die je besteedt aan het opbouwen, onderhouden en organiseren van je onderneming. Ze staan niet altijd op een factuur, maar zijn wel zakelijk. Denk aan je boekhouding bijwerken, offertes maken, je website verbeteren of nieuwe klanten benaderen.
Daarom is het verstandig om niet alleen te kijken naar wat je factureert, maar naar alles wat je zakelijk doet.
Declarabele uren
Declarabele uren zijn uren die je aan een klant kunt doorberekenen. Dit zijn meestal de meest zichtbare uren in je onderneming. Voorbeelden zijn:
- uitvoering van een opdracht;
- adviesgesprekken;
- projectwerk;
- ontwerp- of ontwikkelwerk;
- coaching;
- montage of installatie;
- rapportages maken;
- klantoverleg dat binnen de opdracht valt.
Wil je dit onderwerp verder uitwerken, maak dan een aparte pagina over declarabele uren zzp.
Declarabele uren zijn belangrijk voor je omzet, maar ze geven geen compleet beeld van je onderneming. Een zzp’er kan bijvoorbeeld 25 uur per week declarabel werken, maar daarnaast nog 10 uur kwijt zijn aan administratie, acquisitie en voorbereiding.
Niet-declarabele uren
Niet-declarabele uren zijn uren die je niet rechtstreeks factureert, maar die wel zakelijk zijn. Veel zelfstandigen vergeten deze uren te registreren. Dat is zonde, want ze laten zien hoeveel tijd je echt in je onderneming steekt.
Voorbeelden van niet-declarabele uren:
- boekhouding bijwerken;
- facturen maken;
- offertes schrijven;
- kennismakingsgesprekken;
- marketing;
- netwerken;
- website bijwerken;
- vakkennis bijhouden;
- administratie ordenen;
- planning maken.
Lees ook niet declarabele uren zzp als je hier een aparte uitleg voor wilt maken.
Indirecte uren
Indirecte uren zijn uren die niet direct aan één betaalde opdracht gekoppeld zijn, maar wel nodig zijn om je onderneming te laten draaien. In veel gevallen overlappen ze met niet-declarabele uren.
Denk aan:
- acquisitie;
- administratie;
- strategie;
- interne processen;
- onderhoud van je website;
- social media;
- offertes;
- klantrelatiebeheer;
- voorbereiding van diensten.
Een aparte pagina over indirecte uren zzp is waardevol, omdat veel zzp’ers niet goed weten of deze uren meetellen.
Administratie-uren
Administratie hoort bij ondernemen. Toch wordt deze tijd vaak vergeten. Denk aan boekhouding, facturen, bonnetjes, btw-aangifte, e-mails, contracten en het bijwerken van klantgegevens.
Administratie-uren zijn meestal zakelijk als ze direct met je onderneming te maken hebben. Maak je op zondagavond je facturen klaar? Dan is dat nog steeds zakelijke tijd. Een aparte uitleg over administratie uren zzp past goed binnen dit onderwerp.
Noteer administratie niet te vaag. Schrijf liever “facturen maart verstuurd” of “bonnen kwartaal 2 verwerkt” dan alleen “admin”.
Offerte-uren
Offertes maken kost tijd. Je denkt na over de vraag van de klant, berekent je prijs, schrijft je voorstel en beantwoordt misschien vervolgvragen. Ook als de klant uiteindelijk niet akkoord gaat, was de tijd zakelijk.
Daarom is offerte uren zzp een interessant clusteronderwerp. Veel ondernemers vergeten deze uren, terwijl offertes maken een normaal onderdeel is van ondernemen.
Leg bij offerte-uren vast voor welke klant of aanvraag je werkte. Bewaar ook de offerte zelf of de e-mail waarin je het voorstel hebt verstuurd.
Acquisitie-uren
Acquisitie betekent dat je actief bezig bent met het vinden van klanten. Dat kan via netwerkgesprekken, LinkedIn, koude e-mails, telefoongesprekken, beurzen of kennismakingsgesprekken.
Deze uren zijn niet altijd declarabel, maar wel belangrijk. Zonder acquisitie droogt je opdrachtenstroom op. Daarom horen acquisitie-uren vaak thuis in je urenregistratie. Verwijs hiervoor naar acquisitie uren zzp.
Maak je acquisitie concreet. “LinkedIn berichten gestuurd naar drie potentiële klanten” is duidelijker dan “marketing”.
Reistijd
Reistijd kan zakelijk zijn wanneer je reist voor je onderneming. Denk aan een afspraak met een klant, een projectlocatie, een netwerkbijeenkomst of een zakelijke cursus. Noteer het doel van de reis, de bestemming en eventueel de klant of activiteit.
Omdat dit vaak vragen oproept, is reistijd urencriterium een sterke aparte pagina.
Let op het onderscheid tussen zakelijk en privé. Reizen naar een zakelijke afspraak is iets anders dan een privérit combineren met een kleine zakelijke taak. Houd dit zo duidelijk mogelijk gescheiden.
Website-uren
Voor veel zzp’ers is de website een belangrijk verkoopkanaal. Tijd besteden aan je website kan daarom zakelijk zijn. Denk aan teksten schrijven, portfolio bijwerken, technische fouten oplossen, SEO verbeteren of nieuwe dienstenpagina’s maken.
Een pagina over website uren zzp is interessant, omdat steeds meer ondernemers zelf aan hun online vindbaarheid werken.
Noteer bij website-uren wat je hebt gedaan. Bijvoorbeeld: “dienstenpagina herschreven”, “portfolio bijgewerkt” of “contactformulier getest”.
Scholingsuren
Scholing kan zakelijk zijn als de kennis aansluit bij je onderneming. Denk aan een cursus, workshop, webinar, vakliteratuur of training waarmee je beter wordt in je huidige werk.
Niet elke studie is automatisch zakelijk. Een cursus die direct past bij je dienstverlening is sterker dan een opleiding voor een compleet nieuw beroep. Werk dit verder uit op scholing uren zzp.
Bewaar bewijs, zoals een inschrijving, factuur, certificaat of cursusprogramma.
Welke uren tellen meestal niet mee?
Privé-uren tellen niet mee. Denk aan huishoudelijke taken, privé-administratie, hobby’s, ontspanning of reistijd zonder zakelijk doel. Ook tijd die je besteedt aan een activiteit die niets met je onderneming te maken heeft, hoort niet in je zakelijke urenregistratie.
Twijfel je? Stel jezelf drie vragen:
- Heeft deze activiteit direct verband met mijn onderneming?
- Kan ik uitleggen waarom deze tijd zakelijk was?
- Heb ik bewijs of context die dit ondersteunt?
Als het antwoord op deze vragen zwak is, registreer de tijd dan niet als zakelijke uren.
Veelgestelde vragen
Tellen alleen gefactureerde uren mee?
Nee, ook niet-gefactureerde zakelijke uren kunnen meetellen. Denk aan administratie, acquisitie, offertes en scholing.
Tellen pauzes mee?
Normale pauzes tellen meestal niet als zakelijke werktijd. Registreer alleen de tijd waarin je echt aan je onderneming werkt.
Telt reistijd naar een klant mee?
Zakelijke reistijd naar een klant of opdrachtlocatie kan relevant zijn. Noteer wel het doel van de reis.
Tellen uren voor social media mee?
Dat kan, als je social media zakelijk gebruikt voor marketing, zichtbaarheid of klantcontact. Noteer concreet wat je hebt gedaan.
Tellen uren voor een cursus mee?
Dat kan, als de cursus relevant is voor je huidige onderneming. Bewaar bewijs van deelname.
Conclusie
Welke uren meetellen voor zzp’ers hangt vooral af van de zakelijke link met je onderneming. Kijk verder dan alleen facturen. Ook administratie, offertes, acquisitie, reistijd, websitewerk en scholing kunnen belangrijk zijn.
Registreer je uren duidelijk, gebruik concrete omschrijvingen en bewaar ondersteunend bewijs. Zo maak je je urenregistratie sterker en krijg je tegelijk beter inzicht in hoe je bedrijf echt werkt.
