Indirecte uren zijn voor veel zzp’ers een lastig onderwerp. Je factureert ze meestal niet direct aan een klant, maar ze horen wel bij het runnen van je bedrijf. Met een goede urenregistratie zzp leg je deze uren duidelijk vast en voorkom je dat je een groot deel van je werktijd vergeet.
Veel zelfstandigen richten zich vooral op declarabele uren. Dat is logisch, want die uren leveren direct omzet op. Toch bestaat een gezonde onderneming ook uit onzichtbaar werk: administratie, acquisitie, offertes, planning, scholing en marketing. Zonder deze indirecte uren zou je bedrijf niet goed functioneren.
Wat zijn indirecte uren?
Indirecte uren zijn zakelijke uren die niet direct aan één betaalde klantopdracht gekoppeld zijn. Ze ondersteunen je onderneming als geheel. Je kunt ze zien als de uren achter de schermen.
Voorbeelden zijn:
- administratie;
- boekhouding;
- facturen maken;
- offertes schrijven;
- acquisitie;
- netwerken;
- website onderhoud;
- marketing;
- scholing;
- planning;
- strategie;
- klantrelatiebeheer;
- interne organisatie.
Deze uren zijn niet altijd zichtbaar voor je klanten, maar ze zijn wel nodig. Daarom is het belangrijk om ze apart te registreren.
Indirecte uren versus declarabele uren
Declarabele uren zijn uren die je aan klanten factureert. Indirecte uren factureer je meestal niet apart. Toch moeten ze uiteindelijk wel worden betaald uit je omzet. Daarom is het slim om beide soorten uren te kennen.
Stel dat je 30 uur per week werkt. Daarvan factureer je 20 uur aan klanten. De overige 10 uur gaan naar administratie, acquisitie en voorbereiding. Als je alleen naar je declarabele uren kijkt, lijkt je tarief misschien prima. Maar in werkelijkheid moet je tarief ook die indirecte uren dekken.
Lees ook declarabele uren zzp en niet declarabele uren zzp voor meer onderscheid.
Waarom zijn indirecte uren belangrijk?
Indirecte uren zijn belangrijk omdat ze laten zien hoeveel tijd je werkelijk in je onderneming stopt. Ze helpen je bij:
- het onderbouwen van je uren;
- het beoordelen van je werkdruk;
- het bepalen van je tarief;
- het verbeteren van je planning;
- het herkennen van tijdslurpers;
- het maken van betere offertes.
Veel zzp’ers onderschatten indirecte uren. Ze denken dat een opdracht tien uur kost, omdat ze tien uur voor de klant werken. Maar als er ook drie uur overleg, één uur administratie en twee uur voorbereiding bij komen, kost de opdracht eigenlijk zestien uur.
Administratie als indirecte tijd
Administratie is een van de bekendste vormen van indirecte tijd. Denk aan boekhouding, facturen, bonnetjes, btw-aangifte, klantgegevens en contracten.
Deze uren zijn noodzakelijk. Je kunt geen professioneel bedrijf runnen zonder administratie. Daarom hoort deze tijd in je urenregistratie. Maak hiervoor eventueel een aparte pagina over administratie uren zzp.
Gebruik duidelijke omschrijvingen. “Facturen januari verstuurd” is beter dan “administratie”. Hoe concreter je bent, hoe sterker je registratie.
Offertes maken
Offertes zijn ook indirecte uren, vooral wanneer je de tijd niet doorberekent. Toch zijn offertes belangrijk voor je verkoopproces. Je analyseert de vraag van de klant, bepaalt je aanpak en maakt een prijsvoorstel.
Niet elke offerte wordt een opdracht. Maar ook afgewezen offertes horen bij ondernemen. Daarom is offerte uren zzp een logisch onderwerp.
Noteer bijvoorbeeld:
- aanvraag gelezen;
- klantvraag geanalyseerd;
- prijsberekening gemaakt;
- offerte geschreven;
- offerte aangepast;
- opvolgmail verstuurd.
Acquisitie en netwerken
Acquisitie is misschien wel de belangrijkste indirecte activiteit. Zonder acquisitie krijg je minder nieuwe klanten. Toch vergeten veel zzp’ers deze uren te registreren.
Acquisitie kan bestaan uit:
- LinkedIn-berichten;
- kennismakingsgesprekken;
- netwerkevents;
- opvolgmails;
- bellen met prospects;
- voorstellen maken;
- content publiceren;
- reageren op aanvragen.
Meer hierover past goed op acquisitie uren zzp.
Maak acquisitie meetbaar. Schrijf niet alleen “sales”, maar noteer wat je concreet deed.
Marketing en website
Marketinguren zijn vaak indirect. Denk aan blogs schrijven, social media plannen, portfolio bijwerken, SEO verbeteren of een nieuwsbrief maken. Deze taken leveren misschien niet direct omzet op, maar ze kunnen wel nieuwe klanten aantrekken.
Voor veel zzp’ers is de website een belangrijk onderdeel van marketing. Tijd aan je website kan dus zakelijke indirecte tijd zijn. Bekijk hiervoor website uren zzp.
Voorbeelden van duidelijke registraties zijn:
- “dienstenpagina herschreven”;
- “portfolio met drie projecten bijgewerkt”;
- “SEO-titels aangepast”;
- “contactformulier getest”;
- “blogartikel voorbereid”.
Scholing en vakkennis
Scholing kan ook indirecte tijd zijn. Je werkt dan niet direct voor een klant, maar je investeert in je kennis. Denk aan een cursus, webinar, vakliteratuur of training.
Het is belangrijk dat de scholing past bij je onderneming. Een training die je helpt je huidige dienst beter uit te voeren, is logischer dan een opleiding die niets met je bedrijf te maken heeft. Maak hiervoor een aparte uitleg over scholing uren zzp.
Bewaar bewijs van deelname, zoals een factuur, certificaat of e-mailbevestiging.
Planning en strategie
Ook planning en strategie kosten tijd. Denk aan het plannen van je week, het voorbereiden van projecten, het evalueren van klanten of het verbeteren van je aanbod. Deze uren worden zelden gefactureerd, maar kunnen wel heel waardevol zijn.
Voorbeelden:
- kwartaalplanning maken;
- tarieven evalueren;
- aanbod aanscherpen;
- projectplanning opstellen;
- klantproces verbeteren;
- financiële planning bijwerken.
Leg deze uren kort vast. Dat helpt je om zichtbaar te maken dat je bewust aan je onderneming werkt.
Hoe registreer je indirecte uren?
Maak in je urenregistratie een aparte categorie “indirect”. Gebruik daarnaast subcategorieën, zoals administratie, acquisitie, marketing, scholing en planning.
Een goede regel bevat:
- datum;
- aantal uren;
- categorie;
- korte omschrijving;
- eventueel klant of project;
- bewijs of referentie.
Voorbeeld:
“4 april — 1,5 uur — acquisitie — opvolgmails gestuurd naar drie potentiële klanten.”
Dit is duidelijker dan:
“4 april — 1,5 uur — bedrijf.”
Indirecte uren en 1.225 uur
Indirecte uren kunnen relevant zijn wanneer je je totale ondernemerstijd wilt onderbouwen. Daarom is het verstandig om ze niet te vergeten. Als je alleen declarabele uren telt, lijkt het alsof je veel minder aan je onderneming besteedt dan werkelijk het geval is.
Lees ook 1225 uur bijhouden als je wilt weten hoe je je jaartotaal beter volgt.
Veelgemaakte fouten
Een veelgemaakte fout is indirecte uren niet registreren omdat ze “niet echt werk” lijken. Maar administratie, verkoop en marketing zijn juist essentieel voor je bedrijf.
Andere fouten zijn:
- te vage omschrijvingen;
- alles onder één categorie zetten;
- acquisitie vergeten;
- websitewerk niet noteren;
- scholing niet bewaren;
- geen bewijsstukken koppelen;
- uren pas weken later invullen.
Maak het jezelf makkelijk door dagelijks kort te registreren.
Veelgestelde vragen
Zijn indirecte uren echte zakelijke uren?
Ja, indirecte uren kunnen zakelijke uren zijn als ze nodig zijn voor je onderneming en goed te onderbouwen zijn.
Kan administratie indirecte tijd zijn?
Ja, administratie is een typische indirecte activiteit. Denk aan boekhouding, facturen en documenten ordenen.
Zijn acquisitie-uren indirecte uren?
Ja, meestal wel. Je factureert ze vaak niet, maar ze zijn nodig om klanten te vinden.
Telt websitewerk als indirecte tijd?
Dat kan, als je website zakelijk wordt gebruikt voor zichtbaarheid, informatie of verkoop.
Moet ik indirecte uren apart registreren?
Dat is verstandig. Zo zie je hoeveel tijd je kwijt bent buiten klantwerk en kun je betere tarieven bepalen.
Conclusie
Indirecte uren zijn onmisbaar voor zzp’ers. Ze leveren niet altijd direct omzet op, maar ze houden je bedrijf draaiend. Administratie, offertes, acquisitie, marketing, websitewerk, scholing en planning verdienen daarom een duidelijke plek in je urenregistratie.
Door indirecte uren goed bij te houden, krijg je een eerlijker beeld van je werkweek. Je ziet hoeveel tijd je echt nodig hebt om je bedrijf te runnen en kunt betere keuzes maken voor je tarieven, planning en klanten.
